الرقابة

ورد عن أمير المؤمنين عمر بن الخطاب رضي الله عنه أنه قال يوما لمن حوله (( أرأيتم إذا استعملت عليكم خير من أعلم ، ثم أمرته بالعدل ؟ أكنت قضيت ما علي ؟؟ قالوا : نعم ، قال : لا ، حتى أنظر في عمله ، أعمل بما أمرته أم لا ))

أ) ما هو المنهج الذي يتضمن هذا الموقف ؟  المنهج الإسلامي ( الفكر الإسلامي)

ب) ما هو المفهوم  الإداري الذي يمكن استنباطه من عبارة (حتى أنظر في عمله ) ؟ الرقابة

ج) ما هو رأيك بعلاقة المنهج الإسلامي بالإدراة ؟

المنهج الإسلامي تضمن الكثير من الأفكار والمفاهيم الإدارية ذات القابلية للتطبيق في كل زمان ومكان ، حيث ورد في السيرة النبوية الكثير من المواقف التي لها ارتباط بالعديد من الوظائف الإدارية ومنها الرقابة

 

سؤال : وضح المقصود بالرقابة؟   وزاري 2005 + 2010 .

هي العملية التي يتم من خلالها التأكد من أن خطط المؤسسة تنفذ حسب ما أعدت لها باتجاه تحقيق الأهداف

و تتم من خلال : أ) التأكد من أن نتائج التنفيذ تتطابق مع الأهداف الموضوعة

                   ب) اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة الانحرافات في حالة عدم التطابق

 

سؤال : للرقابة أهداف متنوعة ، اذكرها ؟ .

1. تقييم أداء المؤسسة فيما يتعلق بفاعلية التنفيذ

أي التأكد من أن الأهداف تنجز حسبما خطط لها ( نتائج الأداء التنفيذي تحقق الأهداف المرسومة ) مع أخذ مستوى تسامح مع الإنحراف بين النتائج والأهداف يعادل  5 % .

2. اتخاذ الإجراءات التصحيحية : في حال كون النتائج لا تساوي الأهداف (مع مراعاة مستوى التسامح مع الأخطاء) تبدأ عملية اتخاذ الاجراءات التصحيحة التي تتضمن استخدام خط (التغذية الراجعة ) للعودة لمرحلتي التنفيذ والتخطيط لمعرفة مصدر الخطأ وإجراء التصحيح اللازم

 

 

مستوى التسامح :  يجب أخذ مستوى تسامح بين الإنحرافات والأداء ما يعادل 5% مثلا أي أن نتيجة الأداء في إنجاز هدف معين تساوي ذلك الهدف مع زائد أو نقصان 5%

ملاحظة : توجد أمثلة على سلع وخدمات لا يسمح بها بأي مستوى تسامح مثل صناعة الأدوية والمطارات والمفاعلات النووية

 

 

 

 

 

 

خطوات عملية الرقابة

 

 

 

 

 

 

سؤال أذكر مراحل وخطوات عملية الرقابة  ؟ وزاري 17/1/2005 ( 8 علامات ) .

1. تحديد معايير الأداء                                    
2. قياس الأداء الفعلي
3. مقارنة الأداء الفعلي مع المعايير المحددة في الخطوة الأولى
4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية

 

الخطوة الأولى : تحديد معايير الأداء

تعتمد عملية الرقابة دائما على تحديد معايير الأداء والأهداف ، وهذا يعني أن عملية الرقابة تبدأ مع عملية التخطيط ، وفي هذه الخطوة يتم تحديد معايير الأداء

 

 

 

 

 

 

 

 

 

سؤال : ما الفرق بين مفهوم الأداء وبين مفهوم معايير الأداء ؟ وزاري2010

الأداء : القدرة على تحقيق الأهداف باستخدام الموارد المتاحة بأسلوب يتصف بالكفاءة والفاعلية

معايير الأداء : مستوى الأداء المطلوب تحقيقه لهدف معين

سؤال : ما هي الشروط الاحترازية  الواجب مراعاتها عند تحديد معايير الأداء ؟

. صياغة المعيار بصورة جيدة لا تحتمل اللبس

. بناؤه على على التحليل المقارن  الذي تقوم به المؤسسة  ، ويتم من خلاله مقارنة معايير الأداء مع معايير المؤسسات المنافسة أو المشابهة مع ملاحظة أن غياب هذا التحليل من الممكن أن يقود لتبني معايير غير مناسبة

 

سؤال :أذكر أنواع المعايير المستخدمة في الرقابة ؟

1. المعايير حسب النشـــــــاط : أ) معايير مدخلات         ب) معايير مخرجات

2. المعايير حسب أسلوب التقييم : أ) معايير تاريخية             ب) معايير فينة             ج) معايير مقارنة

 سؤال : وضح المقصود بمعايير المدخلات ؟

هي المعايير المصممة لقياس جهود العاملين الواجب بذلها لأداء المهمات التي يطلبها التنفيذ، أو مواصفات المواد الداخلة في عملية الأنتاج   مثال 1 :  مدى التزام الموظف بالقوانين والإجراءات المحددة من قبل المؤسسة عند قيامه بالمهمات المطلوبة منه  مثال 2 :  أن تحدد إدارة الإنتاج مواصفات ومقاييس معينة لقطع الغيار أو المواد الأولية (مدخلات الأنتاج) التي قد تدخل في صناعة المنتج لكي يكون مقبولا ومناسبا للزبائن :: ملاحظة : هذه المعايير تعتمد على قياس الجهود التي تصب في أداء المهمات

 

سؤال : وضح المقصود بمعايير المخرجات ؟

معايير مصممة لقياس نتائج الأداء من حيث التكلفة والوقت والكمية ...

مثال: أن يطلب من العامل انتاج ما معدله (100) وحدة يوميا ، لذا فإن هذا الكمية تصبح معيارا للعامل تدله على الكمية الواجب تحقيقها يوميا قبل الانتهاء من العمل

 

وضح المقصود بالمعايير التاريخية ؟          سؤال وزاري 17/1/2007 ( 3 علامات )

 هي المعايير التي تقوم على مقارنة معايير الأداء الحالي بالأداء السابق

مثال:إن بلغ متوسط انتاج العامل في العام الحالي (30) وحدة يوميا ، وكان متوسط الإنتاج في العام السابق (35) وحدة فإن هناك انحرافا سلبيا مقداره (5) وحدات يوميا

 

وضح المقصود بمعايير المقارنة ؟   سؤال وزاري 8/1/2006( ثلاثة علامات )

هو المعيار الذي يقوم  بمقارنة المعدلات الحالية لأداء المؤسسة بمعدلات الأداء في المؤسسات المنافسة أو المشابهة لها .

مثال:إذا كان متوسط انتاج العامل في المؤسسات المنافسة (30) وحدة يوميا  ، وهو ما يتماثل مع المعدل الحالي للمؤسسة ، فلا يعد ذلك انحرافا حتى وإن كان المعدل في العام السابق (35) وحدة يوميا لهذه المؤسسة

 

وضح المقصود  بالمعايير الفنية ؟  سؤال وزاري 21/1/2006 (علامتان )

n هي المعايير المعتمدة على الدراسات والوسائل العلمية في احتساب الوقت والحركة اللازمين لأداء كل نشاط

n مثال:. تحديد المؤسسة مدة (20) دقيقة لأنتاج وحدة واحدة

          . تحديد المؤسسة ثلاثة مراحل معينة لأنتاج وحدة واحدة

n تطبق المعايير الفنية على أساليب وعمليات الإنتاج والمواد والآلات ومعدات السلامة

n من الأمثلة على المعايير الفنية تلك التي تقدم من قبل إدارة الإنتاج مثل: معايير قدرة احتمال الآلات ، مستويات الجودة المقبولة ومواصفات العطاء المستخدمة من الإدارة الهندسية

الخطوة الثانية : قياس الأداء الفعلي

تتضمن قيام المديرين والمسؤولين عن عمليات الرقابة بقياس الأنجاز الفعلي ليتسنى لهم أن يقرروا ما إذا كان هذا الإنجاز متفقا مع المعايير الموضوعة .

لا بد من التأكيد على أن القياس يجب أن يكون دقيقا لدرجة يمكن بواسطتها ضبط أي فرقات بين الأداء لفعلي والأداء المتوقع كما حدد أصلا في الخطة.

ملاحظة : كلما كانت المعايير واقعية ومناسبة وكانت الوسائل متاحة لتحديد الأنشطة الواجب على كل فرد القيام بها سهلت عملية القياس فمثلا قد يكون المطلوب إنتاج 30 وحدة يوميا بينما الواقع الفعلي 25 وحدة .

 

سؤال : يعتبر النشاط التعليمي من الأنشطة التي يصعب وضع معيار لقياسها  ، علل ذلك ؟..

النشاط التعليمي يصعب قياسه وخاصة من طرف من يتولى التدريس

n لأن التعليم عملية مستمرة تتطلب تراكما معرفيا وتفاعلا عن قرب بين المعلم والطالب متلقي المعرفة .

n لأن كفاءة العملية التعليمية لا تتوقف على مهارات المعلم بل تعتمد أيضا على درجة الاستعداد الذهني للطالب وقدرته

  على الأستيعاب والتحليل

 

سؤال : تعتبر عملية قياس أداء مدير العلاقات العامة من الأنشطة التي يصعب قياسها ، علل ذلك ؟..

n لأنها تعتمد في أغلب الأحول على معطيات غير كمية (سلوكية) وغير ملموسة ؛ كالاتصالات والعلاقات الشخصية والمعلومات وهنا يثار سؤالين هامين كيف نقيس الأداء ؟  وما الذي سيتم قياسه في الأداء تحديدا ؟

ملاحظة : تزداد صعوبة قياس الأداء كلما صعدنا إلى أعلى في المستويات الإدارية في المؤسسة

 

 

 

 

 

 

سؤال : أذكر مصادر قياس الأداء الفعلي  ؟   ( مصادر المعلومات ) ؟           سؤال وزاري 17/1/2005 ( 6 علامات )

1. التقارير المكتوبة        2. التقارير الإحصائية           3. التقارير الشفوية     4. الملاحظة الشخصية

         

سؤال : تعتمد الإدارة الحديثة الناجحة على نظم المعلومات في عملية الرقابة وقياس الأداء ،  بين ذلك ؟

n هناك علاقة اعتمادية تبادلية بين مؤسسات الأعمال ونظم معلوماتها المختلفة (كنظم المعلومات الإدارية ونظم دعم القرار)  وهذه العلاقة تعني أن أنشطة مؤسسات الأعمال ( ومنها الأنشطة الرقابية) تعتمد على نظم المعلومات ويتم تطبيق تلك النظم على قواعد وسياسات واجرءات المؤسسة التي تستخدمها

 

سؤال : تعد التقارير المكتوبة مصدرا من مصادر بيانات أداء العاملين ، بين ذلك ؟ سؤال وزاري 1/7/2006 ( 3 علامات )

n لأنها الوسيلة الأكثر رسمية للحصول على معلومات أداء العاملين

n ينتج من قيام الرئيس المباشر بكتابة تقرير يرفعه للمستوى الإداري الأعلى حول حجم الأنجاز المحقق ومعدلات الأداء الحالية

n يجب أن يكون التقرير شاملا لتجنب المستوى الأعلى لأستدعاء كاتب التقرير

n يعتبر التقرير المطبوع بمثابة مرجع يستعان به في حالة حدوث انحرافات

n يتم الإعتماد عليه في مكافأة أو معاقبة العاملين بالمؤسسة بما يتعلق بالأداء

n يتم استخدام برمجية معالج النصوص ( WORD PROCESSING ) في كتابة التقارير لرفع الأنتاجية المكتبية

 

سؤال : وضح المقصود بالإنتاجية المكتبية ؟

انجاز المهمات الكتابية والتحليلية في وقت قصير باستخدام تكنولوجيا المعلومات

 

 

سؤال : تعتبر التقارير الإحصائية مصدرا من مصادر بيانات أداء العاملين ، بين ذلك ؟

n تتضمن المعلومات والمعطيات المعتمدة على بيانات الأداء التي تخضع لمعالجة وتحليل احصائي لأستخراج مؤشرات دقيقة

n يتم الإستعانة بقدرات الحواسيب والبرمجيات الإحصائية مثل : تطبيقات الجداول EXCEL وبرامج التحليل الإحصائي : مثل برنامج SPSS وبرنامج MINITAP   n يمكن تمثيلها على شكل بياني لأثراء المعلومات والتعبير عنها بصورة مرئية ذات معنى

مثال: يشير الجدول التالي لحجم المبيعات خلال عدة سنوات متتالية تم تمثيلها بشكل بياني

السنوات                              المبيعات

الأولى               10000

الثانية                11000

الثالثة                18000

الرابعة               15000

الخامسة                                                                     14000

 

 سؤال : تعتبر التقارير الشفوية مصدرا من مصادر بيانات أداء العاملين ، بين ذلك ؟

n يتم الحصول على المعلومات من خلال المقابلات بين ( المدير المعني والمستويات الإدارية العليا )أو الأجتماعات والمؤتمرات

n لا تتسم بالشكل الرسمي ولكنها تعطي معلومات تفصيلية لا يتاح تضمينها في التقارير المكتوبة

n مثال:تقديم مربي الصف معلومات عن الطالب لولي أمره لا تظهر في التقارير المكتوبة

 

سؤال : تعتبر الملاحظة الشخصية  مصدرا من مصادر بيانات أداء العاملين ، بين ذلك ؟

n تتمثل بقيام الرئيس المباشر بملاحظات أداء المرؤوسين شخصيا لمعرفة مدى تقدمهم و الجهد المبذول في الأداء ومستوى الإنجاز المتحقق

n يعاب عليه وجود التحيز الإدراكي : ( أي أن مديرا قد يلاحظة بعض الجوانب الإيجابية أو السلبية في مرؤوسيه بحيث لا يدرك مدير آخر الجوانب نفسها )

n لا تعطي بيانات كمية دقيقة يمكن الوثوق بها أو الإعتماد عليها في التقييم لأنها تعتمد على الحكم الشخصي للملاحظ

التحيز الإدراكي : رؤية جوانب أدائية من زاوية معينة دون رؤيتها من زوايا أخرى

سؤال : ما الأمور التي يتم قياسها في الأداء تحديدا ؟

n تختلف الأشياء الخاضعة للقياس باختلاف طبيعة الأنشطة التي تمارسها كل وحدة تنظيمية داخل المؤسسة

مثال:يعتمد مدير الأنتاج على معايير كمية ( عدد الوحدات المنتجة في اليوم لكل عامل أوعدد الوحدات المنتجة في الساعة بينما يعتمد مدير شؤون العاملين على معايير شخصية للحكم على الأداء كسلو ك العامل وعلاقته بزملائه

 

قضية مناقشة : هل تختلف المعايير التي تسخدمها المؤسسات للحكم على سلوك أداء العاملين باختلاف حجم تلك المؤسسات ونوعها ؟ برر إجابتك

إن حجم المؤسسة وطبيعة عملها يحددان المعايير التي تستحدم للحكم على سلوكيات أداء العاملين فمثلا لو كان عدد الموظفين 40 موظف فيمكن مراقبة دوامهم من حيث الحضور والغياب ولكن لو كان العدد 1000 موظف فلا بد حينئد استخدام نظم معلومات تعتمد على التكنولوجيا والحاسوب لمراقبة الدوام .

 

الخطوة الثالثة :مقارنة النتائج مع المعايير

سؤال : تعتبر مقارنة النتائج مع المعايير إحدى أهم خطوات الرقابة ، وضح ذلك ؟..

n تتمثل هذه الخطوة بمقارنة الأداء الفعلي مع الأهداف والمعايير المحددة في مرحلة التخطيط

n تعد مهمة في اختبار كفاءة العملية الرقابية وقدرتها على ضبط أي انحرافات بين مستويات الأداء المتوقعة والفعلية

n تتطلب المقارنة كفاءة في تحديد التصرف والعلاج المطلوب لمواجهة الفجوة بين النتائج الفعلية والمخطط لها

تستخدم المعادلة الرقابية الآتية في احتساب درجة الإنحراف :  

درجة الإنحراف (الفرق بين المخطط والفعلي ) = الأداء الفعلي (الأداء الذي تم قياسه) – الأداء المخطط له ( الأداء المتوقع)

درجة الأنحراف = الأداء الفعلي  - الأداء المخطط له

. يمكن أن يكون ناتج المعادلة قيمة سالبا أي انحراف سلبي مثال :

الإنتاج الفعلي 40 وحدة  - الأداء المخطط له 50 وحدة ( مع الأخذ بعين الإعتبار هامش التسامح بالأخطاء 5% )

.  يمكن أن يكون ناتج المعادلى قيمة إيجابية أي أنحراف إيجابي ( الأداء الفعلي يفوق الأداء المتوقع )

الإنتاج الفعلي 60 وحدة – الأداء المخطط له 50 وحدة

. إذا كان ناتج المعادلة يساوي صفر فإن هذا يعد مؤشرا على أن الأداء الفعلي يعادل الأداء المتوقع وفي هذه الحالة لا داعي لاتخاذ أية اجراءات تصحيحية

 

الخطوة الرابعة : اتخاذ الإجراءات التصحيحية

سؤال : تعد الإجراءات التصحيحة من الخطوات الهامة في العملية الرقابية ، وضح ذلك ؟.

تشير معادلة الرقابة أنه كلما زاد الفرق بين مستويات الانجاز المتوقع و مستويات الإنجاز الفعلي زادت الحاجة للإجراءات التصحيحية و زادت أهميتها

اتخاذ الإجراءات التصحيحة تعد خطوة هامة في العملية الرقابية التي من خلالها تتمكن الإدارة من تصحيح  الإنحرافات وتصحيح الأخطاء وسد الفجوة بين الإنجاز المتوقع والفعلي

الرقابة تعد وسيلة وليست غاية : فهي وسيلة تأكد وتصحيح :  بحيث تؤكد على الإلتزام بالمبدأ( المعيار والخطة الموضوعة ) والقيام بالإجراءات التصحيحية في حال الإنحراف عن المعايير

 

أسباب الإنحرافات في الرقابة وطرق معالجتها

ظهور الإنحرافات وخصوصا السالبة منها يعني أن التنفيذ يسير بطريقة لا تتناسب مع التوقعات مما يتطلب دراسة الأسباب تمهيدا لوضع العلاج المناسب لاحقا

سؤال :  أذكر اسباب الانحراف في الرقابة ؟ سؤال وزاري 8/1/2006 ( 6 علامات )

 1. أسباب مصدرها المعيار نفسه 

2.  أسباب مصدرها العاملون أنفسهم  

 3. أسباب مصدرها ظروف إستثنائية لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار

 

سؤال : هناك أكثر من سبب لحدوث الإنحراف منها : المعيار نفسه ، وضح ذلك ؟

n قد يكون المعيار المحدد في الخطة غير ملائم أو غير واقعي بالنسبة للعاملين

مثال:معيار يصعب تحقيقه ينتج عنه انحراف سالب فكأن يطلب من عامل ما لا يقدر عليه

العلاج : التركيز على المعيار بحيث يصبح ممكن الوصول إليه

n لذا يجب الأخذ بعين الإعتبار خبرات ومؤهلات العاملين وقدرتهم على إنجازها عند وضع الاهداف

 

سؤال : كيف يمكن أن يكون العاملون أنفسهم سببا لحدوث الإنحراف ؟

يحدث انحراف سلبي بسبب العاملين للأسباب التالية :

 n النقص في قدرات العاملين ومهاراتهم                n عدم اهتمام العمال بالقيام بعملهم على الوجه الصحيح

  في كلا الحالتين يكون الإنحراف في الغالب سالبا

علاج السبب  الأول : تدريب العاملين على الطريقة الصحيحة في العمل من أجل تحسين مستواهم وتنمية قدراتهم

علاج السبب الثاني : معرفة السبب الحقيقي وعلاجه فقد يكون السبب تدني الروح المعنوية أو لطبيعة العلاقة السيئة مع رؤسائهم

 

سؤال : تتعرض المؤسسة لظروف استثنائية لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار تؤدي لحدوث الإنحراف ، وضح ذلك ؟

n قد تنشأ ظروف تجعل الإنجاز منحرفا عن المعيار ولا علاقة للعاملين أو المعيار فيه

  مثل : ظروف الطقس ، الإضطربات السياسية ، الركود الإقتصادي ....

العلاج : العمل على إزالة هذه الظروف أو إحتوائها أو التكيف معها اذا كان متوقعا أن تدوم طويلا ولم تستطع المؤسسة تعديلها او احتوائها  

 

سؤال : من المهم التركيز على الإنحراف الموجب وعدم الإقتصار على الإنحراف السالب ، علل ذلك ؟

n يجب البحث عن أسباب الإنحراف الموجب ومعرفتها بدقة للإستفادة منها كدروس لتحسين الأداء مستقبلا

n سواء كان الإنحراف موجبا أم سالبا يجب اتخاذ الإجراء التصحيحي من السبب الحقيقي للإنحراف لكي يكون العلاج جذري

سؤال : للرقابة أنواع عدة ، اذكرها حسب التصنيف الملائم ؟

أولا : الرقابة حسب الوقت الذي تتم فيه وتتضمن :   أ) الرقابة الوقائية    ب) الرقابة المتزامنة    ج) الرقابة العلاجية

ثانيا : الرقابة حسب الجهة التي تقوم بها وتتضمن :     أ) الرقابة الداخلية                 ب) الرقابة الخارجية

 

1. الرقابة حسب الوقت الذي تتم فيه                   سؤال وزاري 17/1/2005 (4 علامات)

سؤال :  يوجد ثلاثة أنواع من الرقابة حسب معيار الوقت الذي تتم فيه عملية الرقابة ،اذكر نوعين منها ؟

أ) الرقابة الوقائية                     ب) الرقابة المتزامنة                               ج) الرقابة العلاجية

 

سؤال : اشرح الرقابة الوقائية في ضوء دراستك لوحدة الرقابة  ؟

n  هي رقابة تمارس قبل بدء النشاط للتأكد من سير العمل باتجاه تنفيذ ما خطط له، وأن الموارد المطلوبة للتنفيذ قد خصصت المستوى المطلوب قبل بدء النشاط لمنع حدوث أخطاء أثناء عمليات التنفيذ

n متطلباتها : . تتطلب طرقا ابتكارية في التفكير ، والمبادرة الإدارية الفعالة للتنبؤ بحدوث المشاكل قبل وقوعها

n لأنها تتعلق بالمرحل الأولى للنشاط فإنها تقلل الأخطاء أثناء التنفيذ(علل) ، وتقلل الإنحرافات ، وتقلل تكاليف تصحيحها

n مثال:الإعتناء بمستوى عال من الجودة في مجال انتاج الدواء كالتأكد من مواصفات المواد الأولية من حيث مطابقتها لمعايير الجودة العالمية ، والتأكد من جاهزية الأدوات والآلات ، والتأكد من شروط النظافة المطلوبة

ملاحظة : لا يمكن الاستغناء عن الرقابة المتزامنة والرقابة العلاجية والإقتصار على الرقابة الوقائية فقط

 

سؤال : اشرح دور الرقابة المتزامنة في تقليل الأخطاء ؟

n هي الرقابة التي تتم أثناء تنفيذ النشاط ، وتتطلب إحكام العمليات الرقابية على النشاط أثناء عملية تنفيذه لمنع الإنحرافات عن المخطط له مسبقا

n فوائــــــــــــدها(جدوى الرقابة المتزامنة)   : تصحيح نتائج الأداء مباشرة أثناء العمل لمنع لإنحرافات التي تظهر نهاية الإنتاج

                                          . تجنب الهدر والأخطاء غير المتوقعة في إنتاج السلع

n مثال انتاج الدواء : الرقابة على ما يحدث فعليا خلال الانتاج ، كمراقبة أنشطة محددة للتأكد من صحة العمل كما هو مخطط ، من خلال كادر مؤهل علميا وفنيا يقوم بالمراقبة المباشرة عن طريق : الملاحظة ، فحص العينات بالحاسوب وتوثيق النتائج

 

 

مسألة مناقشة : ناقش جدوى الرقابة المتزامنة في حالة حدوث إنحراف خلال العملية الإنتاجية ؟

عند حدوث الإنحرافات فإن تكلفة الانحراف عند اكتشافه تكون أقل من كلفة اكتشافه نهاية العملية الإنتاجية ، كما أن كشف الإنحراف في أثناء العملية الإنتاجية يمكن المسؤولين من تعديل خططهم وتدارك الخطأ في الإنتاج قبل إنتاج الوحدات كلها معيبة

 

 

سؤال : بين دور الرقابة العلاجية في الرقابة على العملية الإنتاجية ؟.

n تتم بعد تنفيذ النشاط وإنهاء المهمات لمعالجة الإنحرافات بعد حدوثها،وتركز على النتائج لا على المدخلات والمخرجات

n فوائد الرقــــــــــــــــابة العلاجية : 1. تحديد المسؤولية في حال حدوث الإنحرافات

                            2. تحديد طبيعة الإنحرافات وأسبابها الحقيقية

                             3. تحديد سبل العلاج لتلافي حدوث أخطاء في المرات القادمة

                             4. تقييم ومكافأة الأداء أحيانا ومسائلة من تسبب في حدوث الإنحرافات أو الخطأ

n مثال انتاج الدواء : فحص المنتج بعد انتهاء عملية الإنتاج ومطابقتها للمعايير المحددة مسبقا قبل توريدها للأسواق                       . متابعة سجل التصنيع الذي يتضمن الوثائق المتعلقة بالمنتج لمعرفة أسباب الإنحراف واتخاذ ما يلزم وقد بتطلب الأمر اتلاف المنتج

 

2. الرقابة حسب الجهة التي تقوم بها

سؤال : وضح المقصود بالرقابة الداخلية ؟  .

n تتمثل في قيام المؤسسة بمراقبة عملياتها ونشاطاتها بواسطة أجهزة داخلية (قسم أو إدارة)تسمى بقسم أو إدارة التدقيق الداخلي وهو شائع في المؤسسات المالية وفي الشركات المساهمة العامة

 

سؤال : اذكر ثلاثة من مهام الرقابة الداخلية ، التدقيق الداخلي  ؟  .           سؤال وزاري 21/6/2005 ( علامتان )

1. الكشف عن مدى استفادة الإدارة من الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية الموضوعة تحت تصرفه
2. الكشف عن الأخطاء وسوء التصرف وحالات الإنحراف والإهمال والعمل على إزالتها أو الحد منها
3. الكشف عن الإحتياطيات غير المستغلة داخل المؤسسة
4. الكشف عن الصعوبات التي تواجهها المؤسسة في تنفيذها لخططها المختلفة
5. المساعدة في الوصول لأعلى مستوى من الفاعلية الممكنة لنظام الحوافز

 

سؤال : وضح مفهوم الرقابة الخارجية ؟.

n يقوم بهذا الدور أجهزة من خارج المؤسسة تهدف للتأكد من قيام المؤسسة بواجبها نحو المجتمع بالشكل الصحيح

n الرقابة الخارجية تكمل عمل الرقابة الداخلية حيث تعتبر رقابة إجمالية من حيث الشكل وفي بعض الأحيانا تكون تفصيلية

 n من أهم الأجهزة التي تقوم بالرقابة الخارجية :أجهزة الرقابة التشريعية ، أجهزة الرقابة القضائية ، أجهزة الرقابة الإدارية ، بعض الوزارات (وزارة المالية ، وزارة الصناعة والتجارة) وبعض الدواوين (ديوان المحاسبة ، ديون الخدمة المدينة)

n يقوم البنك المركزي بالرقابة على المصارف التجارية والمؤسسات المالية

تمارس بوساطة أحهزة أو تنظيمات متخصصة يتولى كل منها الرقابة على نوع معين النشاط الذي تزاوله المؤسسة بما يكفل الإطمئنان إلى أن تصرفات الأفراد العاملين في المؤسسة لا تشكل إخلالا أو خروجا عن القواعد أو القوانين المقررة ، وأن أداء المؤسسة كلها يسير بشكل صحيح نحو الأهداف الإجتماعية والاقتصادية المتوخاة من حيث الكم والزمان والاساليب المستخدمة

 

سؤال : أذكر اثنين من الاجهزة الخارجية التي تقوم بالرقابة على المؤسسات الرسمية في الأردن ؟ سؤال وزراي 8/1/2006 ( 3 علامات )

  أجهزة الرقابة التشريعية ، أجهزة الرقابة القضائية ، أجهزة الرقابة  الإدارية ، بعض الوزارات (وزارة المالية ، وزارة الصناعة والتجارة) وبعض الدواوين (ديوان المحاسبة ، ديون الخدمة المدينة)

 

سؤال : " الرقابة أيا كان نوعها ينبغي ألا يكون هدفها الأساسي تصيد الأخطاء وفرض العقوبات " بين رأيك في هذا القول ؟ ..

أوافق على هذا القول لأن الرقابة يجب أن تهدف إلى :

 . زرع الثقة في نفوس العاملين لمساعدتهم في العمل الإيجابي

. لفت انتباه المديرين إلى نواحي القوة أو الضعف في تنفيذ الخطط المختلفة مع اقتراح الحلول المناسبة للمشاكل

.تجنب تكرار حدوث الأخطاء  بما يحقق مصلحة العاملين والمؤسسة

أدوات الرقابة

تعتمد فاعلية الرقابة ونجاحها على طبيعة الأدوات التي يتم استخدامها ، حيث يتم اختيار الأدوات الأكثر ملائمة لأهداف الرقابة ، مما يقود في النهاية إلى إنجاز وظيفة الرقابة على أفضل وجه ويسهل أيضا من مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع ، ويقود لتشخصي الإنحرافات ووصف العلاج الملائم .

 

سؤال : اذكر أدوات الرقابة مصنفة تصنيفا مناسبا ؟.

1. مستوى المؤسسة :أ) الحسابات الختامية (الدخل ، الميزانية العمومية)    ب) المراجعة الإدارية         ج) نسب الإنتاجية

2. الرقابة على مستوى الإدارات:

      أ) الرقابة على الكمية                    ب) الرقابة على الجودة

             ج) الرقابة على التكاليف                     د) الرقابة على الوقت

3. الرقابة على مستوى الأفراد :  أ) الرقابة الذاتية       ب) تقارير الأداء

 

 

1 الرقابة على مستوى المؤسسة :

سؤال : أذكر أنواع الرقابة على مستوى المؤسسة ؟.                               سؤال وزاري 21/6/2005 ( 6علامات )

1. الحسابات الختامية                        2. المراجعة الإدارية                   3. نسب الإنتاجية

 

سؤال : ما أهداف الرقابة على مستوى المؤسسة ؟ .

.التأكد أن المؤسسة تسير حسبما خطط لها كالتأكد من أن الأهداف على مستوياتها المتعددة تنجز حسب الخطة الموضوعة ، باستخدام أدوات تقيس الإنجاز العام للمؤسسة في نهاية الفترات التخطيطية ، حيث تظهر على شكل نتائج محددة في الحسابات الختامية للمؤسسة .

 

1. الحسابات الختامية :

سؤال : تعتبر قائمة الدخل من الحسابات الختامية التي تستخدم كأداة رقابية ، وضح ذلك ؟.

قائمة الدخل : هي كشف يبين صافي دخل المؤسسة من نشاطها التشغيلي وغير التشغيلي وهي نوعين :

أ) قائمة الدخل التقديرية :  تعد في بداية السنة كأداة تخطيط

ب) قائمة الدخل الحقيقية (الفعلية) : تعد في نهاية الفترة المحاسبية للوصول إلى نتائج نشاط المؤسسة

وتتم الرقابة من خلال مقارنة الأرصدة الموجودة في قائمة الدخل التقديرية بالأرصدة الناتجة عن قائمة الدخل الفعلية وإذا ظهر أي انحراف بينهما فإن ذلك يمثل انحرافا لا بد من دراسته وتحديد حجمه وأسبابه وعلاجه

مثال على المقارنة في قائمة الدخل :  

الأرقام التقديرية	الأرقام الفعلية	البيان
60000	50000	صافي المبيعات
9000	5000	إيراد فوائد دائنة
69000	55000	إجمالي الإيرادات
(25000)	(30000)	تكلفة البضاعة المبيعة
(10000)	9000	مصاريف تشغيلية
35000	39000	إجمالي المصروفات
34000	16000	صافي الربح

@ ملاحظة :. يوجد إنحراف بين صافي الربح في قائمة الدخل التقديرية وصافي الربح في قائمة الدخل الفعلية لذا تحتاج المؤسسة إلى  إجراء تصحيحي حسب إمكانياتها وظروفها .

.  يمكن إعداد هذه القوائم حاسوبيا بطريقة ميسرة من خلال برامج محاسبية مثل (ITAC)

 

سؤال : تعتبر الميزانية العمومية من الحسابات الختامية التي تستخدم كأداة رقابية ، وضح ذلك ؟.

الميزانية العمومية : كشف يبين ما للمؤسسة من أصول وما عليها من التزامات في نهاية الفترة المالية لبيان الموقف المالي لها وهي نوعين :

 أ) الموازنة التقديرية : تصور مستقبلي لأصول وخصوم المؤسسة  المتوقعة في بداية الفترة المالية.

ب) الميزانية الفعلية : قائمة تظهر فيها الأرصدة الفعلية لكل من الأصول والخصوم الناتجة عن النشاط الحقيقي للمؤسسة وبيان الموقف المالي.

 

 

 

 

 

مثال على المقارنة بين الميزانية العمومية وبين الموازنة :

الأصول	الأرقام التقديرية	الأرقام الفعلية	الخصوم	الأرقام التقديرية	الأرقام الفعلية
نقدية	100	50	دائنون	200	150
أوراق قبض	200	50	أوراق دفع	250	150
بضاعة	350	400	مستحقات	100	50
الأصول المتداولة	650	500	الخصوم المتداولة	550	350
مباني	1800	1700	رأس المال	1900	1850
مجموع الأصول	2450	2200	إجمالي الخصوم	2450	2200

وضح المقصود بالمراجعة الإدارية ؟                         .                                                           سؤال وزاري 21/6/2005 ( علامتان )

n قوائم مطولة للغاية تتضمن جميع الممارسات المعيارية التي ترغب الإدارة العليا بتطبيقها في عملية تقييم أنشطة المؤسسة في جميع المجالات (الإنتاجيةوالتسويقية والتمويلية وغيرها) لتحقيق نتائج وإنجازات وسلوكيات تعبر عن المستوى المناسب للأداء

n تستخدم في التعبير عن مقاييس الوضع الراهن والفعلي للنتائج و الإنجازات وغالبا ما يضعها المديرون المعنيون

n تستخدم في تشخيص مشاكل الأداء وتحديد نقاط القوة والضعف في الجوانب المختلفة للمؤسسة

مثال على قائمة مختصرة للمراجعة الإدارية :

 

سؤال : اشرح مفهوم الرقابة نسب الإنتاجية ؟ .

 

n تشير إلى مقدار ما تحقق من نتائج مخطط لها باستخدام الموارد المتاحة ويعبر عنها رياضيا بقيمة لها بسط و مقام

يث يشير البسط (لنتائج الأداء المختلفة)  أما  المقام فيشير (للموارد المستخدمة لتحقيق تلك النتائج) ثم يتم المقارنة بين ما تم استخدام من موارد لتوليد النتائج إلى يتم التوصل للنسب الإنتاجية

n يتم تطوير وتصميم نسب الإنتاجية بما يلائم طبيعة العمل نتائج الأداء والموارد،  وتصمم بعض المؤسسات النسب بناء على انتاجية الإدارات والوحدات والفروع والآلات لأحكام الرقابة الفعالة عليها

n تظهر أهمية النسب الإنتاجية فقط بإجراء المقارنات

 

n تظهر أهمية النسب الإنتاجية من خلال المقارنة كالتالي : وزاري .

1) مقارنة نسب الإنتاجية للعام الحالي بنسب الإنتاجية للعام السابق : تشير المقارنة إلى مدى التقدم أو التأخر في نتائج الأداء في المؤسسة عبر الزمن

2) مقارنة نسب الإنتاجية في نشاط معين مع نسب الإنتاجية في نشاط مماثل ، أو مقارنة مصنع للمؤسسة مع مصنع آخر ممائل ، أو مقارنة نتائج الأداء في المؤسسة مع نتائج أداء لمؤسسة مماثلة

3) مقارنة نسب الإنتاجية في المؤسسة بنسب معيارية تعتمدها المؤسسة معيارا: كأن ترى أن النسب المعيارية لعوائد المبيعات (8%) بينما لا تتجاوز النسب الفعلية (2%) مما يشر لأنحراف سلبي في نتائج الأعمال يتطلب اجراءات تصحيحية

 

 

2. الرقابة على مستوى الإدارات والأقسام :

1. الرقابة الكمية            2. الرقابة على الجودة          3. الرقابة على التكاليف         4. الرقابة على الوقت

 

سؤال : اشرح أنواع الرقابة على مستوى الإدارات والأقسام ؟ ...

1. الرقابة على الكمية : يتم بمقارنة الأرقام المطلوب تحقيقها في الخطة مع الأرقام الناتجة عن التنفيذ الفعلي ، وتحديد لإنحراف لتحديد أسبابه ومعالجته فإذا كان التركيز على الكمية تكون رقابة كمية

مثال : يبين الإنحراف بين الفعلي(التنفيذ)  والمقدر(الخطة) ومقدار الإنحراف وسبب الإنحراف

بيان	أرقام التنفيذ	أرقام الخطة	الإنحراف	ملاحظات /السبب
الصنف 1	6000	8000	(2000)	توقف الآلات لمدة أسبوعين
الصنف 2	5200	5000	200	تغطية سوق جديد
الصنف 3	10500	11000	(500)	استقالة رجل البيع

 

 

 

2. الرقابة على الجودة : تعنى بالإهتمام بالمحافظة على قدر عال من الجودة عند انتاج المنتج .

. تبدأ الرقابة على الجودة بتحديد معايير مثل : الحجم ، اللون ، الملمس ، التشطيب ، الأبعاد ، جودة التعبئة وغيرها وقد توضع معايير مثالية يتم وضع حد أدنى أو أعلى لها وفي حدود هذه المعايير يقبل المنتج وخارج حدودها يرفض

 

سؤال : وضح المقصود بمفهوم الجودة ؟.

هي مجموعة من الصفات التي يتميز بها منتج معين تحدد قدراته على تلبية حاجات المستهلكين ومتطلباتهم

وقد مر بعدة مراحل :

أ) الفحص : فصل المنتجات المعيبة عن المنتجات المقبولة

ب) ضبط الجودة : تخطيط فحص العمليات منذ بداية انتاج المنتج او الخدمة مما ساعد على كشف الأخطاء مبكرا ولكن لم يمنع تكرار حدوثه

ج) توكيد الجودة : بالتركيز على متطلبات العميل الذي أصبح هدف ومحور المؤسسات مما نشأ عنه سهولة وتعريف وتفادي المشاكل منذ البداية وزاد من توكيد الجودة للعميل

 

سؤال : وضح المقصود بخرائط الجودة ؟.

هي إحدى الوسائل ذائعة الإنتشار لمراقبة الجودة في مجال الإنتاج حيث من الممكن قياس جودة المنتج حسب مجموعة من الخصائص كالبعد والمادة والحجم واللون وغيرها تساعد على مقارنة الخصائص الفنية لمنتج معين يتم انتاجه حاليا مع الخصائص الموضوعة مسبقا للجودة قبل بدء التصنيع

مثال على خرائط الجودة :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الخريطة السابقة لعمود صغير يستخدم لأحدى الماكنات يجب أن يكون مقاس قطره (10سم) ويسمح بوجود نسبة سماح (5%) زيداة أو نقصانا ، لذا يجب أن يكون العمود ما بين (10.5) و(9.5) وإذا ما تجاوز الحدين السابقين يعد انحرافا، ويلاحظ من الخريطة بن هناك (15) عينة واحدة فقط خرجت عن المحدد وأدت إلى أنحراف .

 

 

مثال على متابعة المردودات من التالف :

يوضح الجدول التالي كيفية مقارنة الأرقام المخططة بالأرقام الفعلية للمردودات والتالف في إحدى إدارات الإنتاج ، مع العلم بأنه يمكن للأقسام تحديد معايير جودة على شكل نسب مئوية

كتحديد نسبة تالف قدرها (2%) من المنتجات على شكل تالف .

البيان	المردودات أو التالف المخطط	المدودات أو التالف الفعلي	الإنحراف	السبب
صنف1	70  وحدة	100	30	سوء تغليف
صنف2	35 وحدة	40	5	خلل في الآلات
صنف3	95 وحدة	93	(2)	مستوى الإلتزام في التنفيذ

 

سؤال : وضح المقصود بالرقابة على التكاليف ؟ ...

الرقابة التي تتم من خلال مقارنة الميزانية التقديرية للقسم أو النشاط بالميزانية الفعلية ، بحيث تعطي الميزانية التقديرية معايير للرقابة فيما يتعلق بالإنفاق والتكاليف في بنود الميزانية ، فإذا زاد الإنفاق الفعلي عن المقدر عد دليلا على سوء التنفيذ وانحرافه عما هو مخطط 

مثال : يوضح الجدول التالي مقارنة جزء من موازنة التكاليف التقديرية مع الميزانية لفعلية للتكاليف مع مقدار الإنحراف وسببه

البيان	التكاليف الفعلية	التكاليف المخططة	الإنحراف	ملاحظات / السبب
الصنف 1	150	100	50	ارتفاع كلفة التغليف
الصنف 2	51	51	-	مستوى التزام العاملين
الصنف 3	25	23	2	أخطاء في التغليف
الصنف 4	80	90	(10)	مستوى كفاءة العاملين
المجموع	206	264	42

         

سؤال : وضح المقصود بالرقابة على الوقت ؟ ...

الرقابة التي تتم من خلال مقارنة الزمن التقديري لأنتاج المنتج مع الزمن الفعلي لذلك واحتساب الإنحراف

مثال : يمثل الشكل التالي خريطة زمنية لتنفيذ برنامج شراء آلات جديدة لأحد الأقسام من حيث مقارنة الزمن المقدر والمشار إليه بخط أسود فاتح مع الزمن الفعلي والمشار إليه بخط أسود غامق

 

 

 

 

 

 

 

3. الرقابة على مستوى الأفراد :

تهدف إدرة أي مؤسسة لتحقيق أعلى مستويات الإنتاجية في الأنشطة التي تمارس في الإدارات والأقسام المتنوعة فيها ومع ذلك فإنه في أحسن الظروف وفي أكثر الإدارات إنتاجية نشاهد أمثلة من الاداء المنخفض الذي قد يعود السبب في انخفاضه لعوائق مصدرها (مستويات المواد أو الآلات أو التنظيم إلخ ....

كما قد يرجع السبب إلى الأفراد العاملين في المؤسسة انفسهم حيث من الممكن أن يكون أداء الأفراد من الاسباب الرئيسية في انخفاض الأداء ووجود الإنحرافات عما هو مخطط له ( علل ) لأن الأفراد هم الذين يتحكمون في الموارد والآلات والمواد ، ولذا ينصب اهتمام الإدارة على إيجاد آليات للرقابة على أداء الأفراد ومنها : الرقابة الذاتية على الأداء ، تقارير الاداء

سؤال : وضح المقصود بالرقابة لذاتية ؟ ..

 تعد من أنشطة الرقابة التي يقوم بها الفرد شعوريا أو لاشعوريا لتقييم أدائه وسلوكياته ذات العلاقة بالعمل من خلال :

 رقابة الضمير وهو : الوازع الفطري لدى الإنسان الذي يتأثر بالقيم والأخلاق التي يؤمن بها الفرد من خلال رقابة الإنسان على نفسه رقابة نابعة من إيمانه بالله تعالى.

 

سؤال : تكلم عن الإرتباط ما بين الدين الإسلامي وبين الرقابة الذاتية ؟

. اهتم الفكر الإسلامي بغرس مفهوم الرقابة الذاتية لدى الإنسان التي تنسجم مع مراقبة الله تعالى لع في كل مجالات الحياة كما

ورد في الحديث الشريف : " اعبد الله كأنك تراه فإن لم تكن تراه فإنه يراك "

.تعتبر الرقابة الذاتية من وجهة نظر الإسلام  خط الدفاع الأول لتجنب الإنحراف السلبي ويدعو أن يكون كل شخص رقيبا على نفسه لقول عمربن الخطاب رضي الله عنه " حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا "

 

سؤال :  اذكر فوائد رقابة الفرد لنفسه في تحقيق نتائج هامة للفرد والمؤسسة و المجتمع ؟          سؤال وزاري 8/1/2006 ( 4 علامات)

1. المقدرة على معرفة أوجه القصور بشكل مباشر، لأن الفرد أدرى وأقدر على معرفة نقاط قوته أو ضعفه
2. المعالجة الفعالة لأوجه القصور، حيث إن الفرد يكون قادرا على معرفة أوجه العلاج للمشكلات التي تواجهه
3. تقلل الإعتماد على الرقابة الخارجية وتخفف من أساليبها المعقدة
4. تساعد على تطوير الأداء لأن الفرد الناضج يسعى للتغلب على أخطائه، ويطور  قدراته وإمكاناته لمنع تكرار الخطأ
5. يعمل على تحقيق التطور والتقدم المتسارع إن انتشرت الرقابة الذاتية من قبل المديرين لأنهم قدوة للعاملين

 

سؤال : وضح المقصود بتقارير الأداء ؟.

تقييم أداء العاملين احد اهم الانشطة التي يقوم بها المدير لكي يحدد درجة كفاءة مرؤوسيه وفعاليتهم في أداء العمل حيث يهدف لتشجيع الأداء الجيد وعلاج الأداء الضعيف

ينال ذوو الأداء الجيد مكافآت وحوافز معينة مثل ( الإعتراف بهذا الأداء والشكر والعلاوة والترقية والمعاملة الطيبة )

ذوو الأداء الضعيف قد يحتاجون لمزيد من التوجيه ، ويشكل ضعف أدائهم عقبة في سبيل تقدمهم الوظيفي في المستقبل

 

سؤال:  يستخدم المدير مؤشرات مختلفة لتقييم أداء العاملين ، اذكر مؤشرين منها ؟ سؤال وزاري 8/1/2006 ( 4 علامات) .

  1. معدلات أو عدد ساعات التأخير                    2. عدد الشكاوي من العملاء المتعاملين مع المرؤوسين

  3. عدد حالات النزاع والصراع مع الزملاء                4. عدد وحدات الإنتاج التي أنتجها الفرد

أدوات رقــابية تستخدم حاليا في مؤسسات الأعمال بنطاق واسع

أ) نظم الرقابة بالحاسوب                              ب) الإدارة بالتجوال

 

سؤال : من أهم الأدوات الرقابية ما يعرف بنظم الرقابة بالحاسوب ، اشرح ذلك ؟...

n هي نظم رقابية تعمل من خلال الحاسوب تأخذ أشكالا عدة مثل : العدسات الإلكترونية المتصلة بالحاسوب ومثبتة في أقسام مختلفة للقيام بالرصد والتسجيل الفوري وتخزين الأداء الملاحظ داخل ملفات إلكترونية داخل الحاسوب لتوفير تغذية راجعة تساعد على تصحيح الإنحرافات .

n من أهم تطبيقات النظم : نظم مراقبة الدوام ومراقبة المخزون  ومراقبة الجودة  ومراقبة العمل على خطوط الإنتاج

n تتميز بإمكانية المتابعة الفورية للأداء من خلال شاشة الحاسوب المتصلة بالمديرين لمعرفة الأداء الفعلي بدلا عن التقارير الرسمية المكتوبة وهذا يزيد القدرة على دراسة بدائل الحلول المختلفة ويرفع من مستوى اتخاذ القرار وإحكام الرقابة الفعالة على الإنجاز

مثال : يمكن لمدير التسويق متابعة موظفي خدمة العملاء أثناء تفاعلهم مع الجمهور لرصد كيفية قيامهم بالرد على شكاوي العملاء من خلال أنظمة رقابية حاسوبية .

 

سؤال :  أذكر الاجراءات التي تقوم بها المؤسسة لتخفيض التوتر والضغط النفسي على العاملين لاستخدام نظم الرقابة على الحاسوب ؟                                                       1. إعلام الموظفين مسبقا بأن أداؤهم والسلوكات المرافقة له تخضع لمراقبة إلكترونية دائمة

2. توزيع منشورات دورية توضح سياسات المؤسسة في هذه المجالات

3.إخضاع الأنشطة الحرجة (عناصر النجاح الحرجة) فقط لعمليات الرصد الإلكتروني واستثناء الأنشطة الأخرى

 

سؤال : وضح المقصود بمفهوم عناصر النجاح الحرجة ؟

الأنشطة او الأجزاء من الأنشطة التنفيذية ذات الأهمية البالغة لنجاح عمليات التنفيذ

 

سؤال : وضح المقصود  بالإدارة بالتجوال ؟   .                             سؤال وزاري 8/1/2006 ( ثلاثة علامات )

n أسلوب رقابي واتصالي يتم كم خلال متابعة المدير بوجوده شخصيا في مواقع العمل او من خلال المتابعة بواسطة شاشة طرفية مرتبطة بشبكة حاسوبية محلية لمتابعة سير العمل بواسطة الصوت والصورة .

n يتيح فرصة التفاعل المباشر بين المدير و المرؤسين والمتبعة عن قرب وتبادل المعلومات وإعطاء التعليمات عند الحاجة

 

سؤال : تفضل المؤسسات الصغيرة أسلوب الإدارة بالتجوال كأداة رقابة ، علل ذلك ؟ سؤال وزاري 21/6/2005 ( 3 علامات )

1. ترشيد التكاليف المصاحبة للنظم الرقابية الشاملة
2. عدم توافر الخبرة والدراسة الفنية لتطبيق تلك لنظم الشاملة
3. عدم القدرة المالية للمؤسسة على تطبيق نظم رقابية شاملة

خصائص نظام الرقابة الفعال

 

سؤال : أذكر خصائص نظام الرقابة الفعال ؟ .

1. دقة المعلومات                    2. توافر المعلومات       3. التركيز على عناصر النجاح الحرجة

4. التوقيت الملائم                   5. المرونة                 6. التكامل          7. قابلية الفهم

8. الملائمة                           9. الإتصال              10. التعاون         11. الجدوى الإقتصادية

 

سؤال : اشرح خصائص نظام الرقابة الفعال ؟ ( يأتي السؤال على إحدى النقاط) ...

1. دقة المعلومات : يجب أن تكون المعلومات المتداولة في أي نظام دقيقة كي تكون نافعة ومفيدة لتجنب اتخاذ قرارات خاطئة ، كقيام بعض المديرين كتقدير حجم الإنتاج بأقل مما يجب لتكون مؤشرات الأداء التنفيذية جيدة أو تخفيض أرقام الإستهلاك لزيادة الربح بطريقة غير حقيقية ، وبذلك يعمد المديرين لتجميل إنجازاتهم على حساب دقة المعلومات

 

2. توافر المعلومات : لا بد من توافر معلومات كافية عن (الخطط والبرامج وجداول العمل والأرقام التقديرية وخرائط التخطيط والتنفيذ الفعلي لها) لمعرفة ما حدث فعلا وما يحدث حاليا وما قد يحدث مستقبلا لاكتشاف الإنحرافات ومعالجتها

 

3. التركيز على عناصر النجاح الحرجة : عمليا لا يمكن الرقابة على كل شيء فحدود الوقت والمكان والتكلفة لا تسمح بإحكام الرقابة نفسها على كل شيء يتم تنفيذه ، لذا يتم الرقابة على الجوانب الهامة (الحرجة) من التنفيذ التي يجب الرقابة عليها بأعلى مستوى لضمان نجاح المؤسسة في تنفيذ خططها

4. التوقيت الملائم : يتميز النظام الرقابي بتوفير المعلومات في الوقت المناسب وعند الحاجة لاستخدامها

مثال : مدير الجودة يحتاج بيانات يومية عن الجودة ، ومدير المخازن يحتاج بيانات شهرية عن كمية المواد الخام المتاحة ، ومديرو الإدارات العليا يحتاجون بيانات ربع سنوية أو سنوية لممارسة عملهم الرقابي

 

5. المرونة : استخدام معايير رقابة تتناسب مع الظروف ، فإن تغيرت الظروف تتغير المعايير

مثال : تخفيض معدل الهالك في مصنع ألبسة من (4%) إلى (2%) نتيجة لزيادة الكفاءة في الإنتاج

 

6. التكامل : أي أن يتكامل النظام الرقابي مع باقي الأنظمة الإدارية في المؤسسة وخاصة مع نظام التخطيط ، فكل عناصر التخطيط يمكن أن تكون أدوات رقابية جيدة .

مثال : إذا خطط لتصميم برنامج لدائرة الإنتاج خلال(60يوم) واستغرق التصميم فعليا (40يوم) فإن هناك انحرافا سلبيا قدره(20يوم)

7. قابلية الفهم : يجب أن يتضمن نظام الرقابة تعليمات محددة تبين لمن يمارسون الرقابة ما يجب فعله في حال تخطي معايير الرقابة مما يمكنهم ذاتيا من معالجة المشاكل قبل استفحالها

مثال : قيام رئيس قسم المخازن بإعادة الطلب : إذا وصلت الكمية المتوافره لديه إلى المعدل المحدد للقيام بالشراء

8. الملائمة : يجب أن يلائم النظام الرقابي ظروف المؤسسة ، فالمؤسسة الكبيرة تعتمد أنظمة معلومات متقدمة تتبع جهازا رقابيا مستقلا في حين تعتمد المؤسسة الصغيرة إسناد عملية الرقابة للمعني في التنفيذ، لذا يتناسب النظام الرقابي مع هو موجود في المؤسسة من هيكل تنظيمي ، عدد مستويات تنظيمية ، نظام اتصالات ، أنظمة معلومات ....

9. الإتصال : يجب على من يمارس الدور الرقابي وهو يقوم بعملية جمع المعلومات بالإتصال مع الآخرين لجمع معلومات عن الخطة ومعايير الرقابة والإنحرافات لذا يجب ان يتمتع بأساليب ومهارات الإتصال

 

10. التعاون : يجب أن يتم التعاون بين من يقوم بالرقابة ومن يخضع للرقابة ، من خلال تبادل المعلومات اللازمة

 

11. الجدوى الإقتصادية : يجب أم يحقق النظام الرقابي عائدا يفوق تكاليفه وهذا يتطلب تصميم نظام رقابي مناسب للعمل ودون إسهاب في التفاصيل غير مفيدة .

مجالات استخدام الرقابة

 

تعد الرقابة الإدارية ضرورية لنجاح أي نشاط تقوم به المؤسسة للتأكد من أن تنفيذه يتم حسبما خطط له وأن يكون طبقا لما هو مطلوب ، لذلك تعتبر عملية ملازمة للنشاطات كافة وفيما يلي بعض المجالات التي تستخدم فيها الرقابة

سؤال : وضح مجال استخدام الرقابة في : المشتريات ، المخزون ، الرقابة المالية ، الموارد البشرية ، التسويق ؟.

1. المشتريات : تستخدم للتأكد من سلامة المشتريات وجودتها ، والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة بالكمية المحددة ، واستلامها في الوقت المحدد

2. المخزون : من خلال متابعة المخزون من حيث ( الكمية الواردة والصادرة والرصيد ) وتعمل على حماية المخزون من أخطار التلف والتقادم ، وساعدت التكنولوجيا باستخدام برمجيات خاصة على الحصول على تقارير بشكل دقيق في أي وقت

3. الرقابة المالية : تعمل على مراقبة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من صندوق المؤسسة ، والتأكد من سلامة استخدامها من خلال حواسيب وبرمجيات خاصة تظهر تقارير لمعرفة أية انحرافات مالية

4. الموارد البشرية : للتأكد من مدى إلتزام العاملين بتطبيق القواعد والأنظمة في كل إدارة أو قسم مثل : استخدام بطاقات خاصة مبرمجة لضبط دوام العاملين

5. التسويق : للتأكد من مستوى الطلب على منتجات المؤسسة من قبل العملاء ورضاهم وكما هو مقدر في خطة المبيعات ، وللتأكد من أن الحملات الإعلانية تحقق هدفها وباستخدام الإنترنت لمزيد من التواصل

 

دور تكنولوجيا المعلومات في عملية الرقابة

 

سؤال : وضح دور تكنولوجيا المعلومات في عملية الرقابة ؟

1.نظام تتبع أداء العاملين من خلال النظم الحاسوبية :

مثل : متابعة دوام العاملين باستخدام بطاقات خاصة يتم إدخالها في آلة معينة مرتبطة مع الحاسوب لمساعدة المدير في معرفة مدى التزام العاملين بالدوام

2. التقارير بجميع أشكالها :

يقوم البرنامج الحاسوبي بإصدار التقارير بناء على طلب الإدارة وتساعد متخد القرار بالاحاطة بسير العملية الادارية

3.الاستفسارات :

يتم باستخدام نظم خاصة مثل : نظم تتبع أداء تأليف الكتب المدرسية في وزارة التربية والتعليم من خلال أداء فرق العمل ذات العلاقة بعملية التأليف ، ومراقبة أداء المؤلفين ، ومن لهم علاقة بالمتابعة والاشراف على التأليف وتحديد الانجاز ومدى مطابقته مع الخطط الموضوعة

1. التحليل المالي الرياضي والإحصائي :

هنالك نظم حاسوبية عديدة تمكن من تحديد معايير مالية واحصائية تمكن المديرين من متابعة سير العملية المالية واتخاذ الاجراءات الاحصائية المناسبة في الوقت المناسب

    5. البرمجيات المستخدمة في عملية الرقابة : تم تطوير برمجيات رقابية في العديد من المؤسسات كالمطارات والبنوك والفنادق وغيرها ومنها :

   أ) بصمة الإبهام

  ب) بصمة العين

  ج) شدة التوتر الصوتي

   د) التعرف على التوقيع الإليكتروني

  ه) قراءة المعلومات المتعلقة بجواز السفر